Robotisering

Virtuele medewerkers voor standaard klussen

Tijdens de Corona pandemie kwamen er in korte tijd duizenden aanvragen voor financiële steun binnen bij de gemeente Leeuwarden. Om die allemaal snel te kunnen verwerken, werd een robot gebouwd. Het werd een groot succes, dat smaakte naar meer.

Medewerkers aan het werk in een kantoortuin

“We waren in 2019 al voorzichtig begonnen met een pilot”, vertelt ontwikkelaar Jelmer Holwerda. “Er zijn toen twee processen onder de loep genomen om te kijken of dat met een robot gedaan kon worden. De robots zetten bijvoorbeeld gegevens van het ene systeem in het andere. Voor veel medewerkers is dat geestdodend werk, waar ze ook nog eens veel tijd aan kwijt zijn.”

Toen in 2020 de Tozo-regeling (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers) van kracht werd, werd de waarde van robots al snel duidelijk. “We hebben toen een robot gebouwd die gegevens vanuit de mail naar het systeem kopieerde en de standaard aanvragen afhandelde in het programma Suite4SociaalDomein. Van formulier tot en met betaling. Dat ging zo goed, dat we daar meer mee wilden doen.”

Virtuele medewerkers

In januari 2021 is het Hyper Automation team gestart. “Inmiddels hebben we voor 60 tot 70 processen robots gebouwd. Tenminste, eigenlijk zijn het vier verschillende robots die samen 60 tot 70 processen uitvoeren. Het zijn geen robots die je wel eens in films ziet. Van die robots met een menselijke gedaante. Dit zijn softbots, een soort virtuele medewerkers. Als ze aan het werk zijn, zie je wat ze doen. Je ziet de muis over het scherm bewegen bijvoorbeeld, of je ziet ze programma’s openen en weer sluiten. Net zoals gewone medewerkers dat doen.”

De meeste collega’s bij de gemeente Leeuwarden die te maken krijgen met robots die hun werk overnemen, vinden dat prima. “Ze hebben genoeg andere dingen te doen. Ze houden nu bijvoorbeeld tijd over voor meer ingewikkelde vragen. Of voor gesprekken met mensen. Want een lastige aanvraag beoordelen, doen ze nog gewoon zelf. De robot is er alleen voor standaard werk zoals het overtypen van gegevens van systeem A naar systeem B.”

Verwachte groei

Het Hyper Automation team telt inmiddels zeven medewerkers. “We verwachten nog wel enige groei. Want de robots hebben onderhoud nodig. En we gaan aan de slag met nieuwe processen. Niet alleen met betrekking tot robotisering, maar ook met andere nieuwe ontwikkelingen.

Bij robotisering van processen is volume belangrijk. “Voor kleine organisatie is het dus wat minder aantrekkelijk. Een robot levert pas financieel voordeel op als een bepaalde handeling vaak gedaan wordt. Maar robots kunnen ook helpen bij het verbeteren van datakwaliteit van het werk en het werkplezier van de medewerkers. Of als er krapte is op een afdeling.”

Werk levert echt iets op

Jelmer is blij met zijn baan. “Het is heel leuk om te doen. Het lijkt misschien heel technisch, maar dat valt wel mee. Zelf heb ik bijvoorbeeld geen technische, maar een juridische studie gedaan. Je moet natuurlijk wel enige technische know how hebben, maar het is vooral belangrijk dat je slim kunt nadenken over processen. Ons team heeft contacten met veel verschillende afdelingen. Dat vind ik leuk. En ook het feit dat je resultaat ziet van wat je doet, is mooi. Ons werk levert echt iets op.”

De teamleden houden zich niet alleen bezig met robotisering. “We zijn ook begonnen met ‘processmining’. Dat gebruikt digitale broodkruimels als basis. Door het ontginnen en analyseren van deze digitale broodkruimels krijg je inzicht in hoe een proces daadwerkelijk verloopt. En we gaan aan de slag met zelf ontwikkelen van software maar dan zonder echt te programmeren (low code wordt dit genoemd). We doen dit samen met andere gemeenten door samen te bouwen of bouwblokken te delen. Op dit moment zijn we bijvoorbeeld bezig met het proces aanvraag levensonderhoud waarbij we verschillende onderdelen met elkaar verbinden.”

Leeuwarden is best ver als het gaat om deze vorm van automatisering. “We zijn dan wel geen heel grote gemeente, maar in robotisering lopen we voorop. En dat is leuk om te zien en om aan mee te werken.”

Terug naar projectoverzicht